Antares hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van alle betrokkenen van Antares, waaronder alle medewerkers, huurders, bezoekers en externe relaties. Daarnaast vindt Antares het belangrijk dat voor iedereen kenbaar is welke gegevens, om welke reden en op welke wijze worden geregistreerd.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die zo kenmerkend zijn voor een bepaalde persoon, dat hij/zij aan de hand van die gegevens kan worden geïdentificeerd. Hoofdregel is dat een persoon identificeerbaar is als zijn/haar identiteit zonder onevenredige inspanning vastgesteld kan worden.
Welke gegevens en van wie gebruikt Antares?
Woningzoekenden en huurders
Als u zich inschrijft als woningzoekende, registreert Antares uw naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. Deze gegevens hebben wij nodig om u als woningzoekende te registreren.
Zodra Antares u een woning aanbiedt of u sluit een huurovereenkomst met Antares, dan vragen wij van u ook de volgende gegevens:
- inkomensgegevens (jaaropgave, loonstrook);
- uw betalingsgegevens;
- gegevens over uw huishouden.
In een aantal specifieke gevallen, zoals bij het toewijzen van een aangepaste woning, kunnen wij nadere gegevens van u vragen:
- medische gegevens;
- gegevens over uw huishouden.
Antares bewaart geen BSN. Antares kan - voor wettelijk toegestane doeleinden - het BSN bij u opvragen, bijvoorbeeld voor de Belastingdienst voor de verificatie van huurgegevens, zoals de huurtoeslag.
Derden
Ook verwerkt Antares gegevens van personen die geen huurder zijn bij Antares. Onder meer worden gegevens verwerkt van huisbewaarders, toezichthouders en personen met wie een bruikleenovereenkomst of koopovereenkomst is afgesloten. Verder worden ook de persoonsgegevens van bestuurders, gevolmachtigden of contactpersonen van zakelijke relaties verwerkt.
Website en cookies
Antares houdt op zijn website algemene bezoekgegevens bij. Uw IP-adres, eventuele gebruikersnaam, het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt, worden door Antares geregistreerd. Van uw IP-adres wordt het laatste octet gemaskeerd, hierdoor is het te herleiden tot uw individuele IP-adres. Antares gebruikt deze gegevens voor analyse van het bezoek- en klikgedrag op de website, om uiteindelijk (de werking van) onze website te optimaliseren. Deze gegevens worden niet aan derden verstrekt.
Antares maakt ook gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken. Antares verwijst u naar het privacybeleid van Google (Analytics) voor meer informatie.
Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe de website van Antares wordt gebruikt, om rapporten over de website aan Antares te kunnen verstrekken en om adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Antares heeft Google niet toegestaan de verkregen analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten of aan derden te verschaffen, tenzij Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Met Google Analytics is een verwerkersovereenkomst gesloten, ook is Google Analytics privacyvriendelijk ingesteld, conform de handeling van Autoriteit Persoonsgegevens.
Op de website van Antares zijn ook knoppen opgenomen om pagina’s te kunnen promoten of delen op de sociale netwerken Facebook, YouTube, Twitter en LinkedIn. Deze knoppen worden gerealiseerd door code die wordt aangeleverd door Facebook, YouTube en AddThis. Deze code plaatst onder meer een cookie. Leest u de privacyverklaringen van Facebook, YouTube en AddThis (die regelmatig kunnen wijzigen) om te zien wat zij met de persoonsgegevens doen die zij met deze code verwerken.
Antares maakt bij het aanbieden van elektronische diensten ook gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Wij gebruiken cookies om uw instellingen en voorkeuren te onthouden. U kunt deze cookies eventueel uitzetten via uw browser. Antares maakt verder geen gebruik van trackingcookies.
Waarvoor gebruikt Antares uw gegevens?
Antares gebruikt uw persoonsgegevens om een goede uitvoering te kunnen geven aan de met u gesloten (huur)overeenkomst. Daarnaast gebruikt Antares ook uw gegevens om aan zijn wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, zoals het verwerken van gegevens in het kader van de Belastingdienst. Uw gegevens worden ook gebruikt om onze dienstverlening (en website) te optimaliseren. Daarnaast gebruikt Antares uw gegevens voor data-analyse voor het optimaliseren van de bedrijfsvoering en de aan te bieden diensten. Antares treft hierbij (indien nodig) nadere beheersmaatregelen, waaronder het pseudonimiseren van uw gegevens. Uw gegevens worden niet doorverkocht aan derden en worden slechts gebruikt indien u toestemming heeft verleend of Antares een gerechtvaardigd belang erbij heeft.
Hoe gaat Antares met uw gegevens om?
Antares gaat op een zorgvuldige manier om met persoonsgegevens en respecteert de privacy van zijn medewerkers, huurders, bezoekers en externe relaties. De gegevensverwerking is in overeenstemming met de wettelijke regels. Antares hanteert hierbij de volgende uitgangspunten:
Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie
Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. Antares heeft geïnventariseerd welke gegevens van welke betrokkenen door Antares worden verwerkt. De gegevens zijn vervolgens getoetst op rechtmatigheid. De resultaten hiervan zijn verwerkt in een overzicht. Indien nodig heeft Antares het bewaren van enkele gegevens verwijderd of aangepast.
Grondslag en doelbinding
Antares zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt. Antares heeft voorts zijn processen dusdanig gewijzigd dat persoonsgegevens waarvoor geen gerechtvaardigd doel is niet langer worden verwerkt.
Dataminimalisatie
Antares verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. Antares streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.
Bewaartermijn
Antares bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk of voor het doel nodig is. De persoonsgegevens van huurders worden niet langer bewaard dan twee jaar nadat de huur is beëindigd of nadat eventuele betalingsachterstanden zijn voldaan of mogelijke (gerechtelijke) procedures zijn afgerond. Op grond van de wet dient Antares uw persoonsgegevens die voor belastingdoeleinden nodig zijn, langer te bewaren, maar niet langer dan zeven jaar. De gegevens van woningzoekenden worden voor de duur dat zij zijn ingeschreven bewaard. De inkomstengegevens van woningzoekenden worden echter maximaal één jaar bewaard en daarna verwijderd (ongeacht of u nog als woningzoekende staat geregistreerd).
Integriteit en vertrouwelijkheid
Antares gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk.
Delen met derden
Antares deelt slechts uw gegevens met derden indien dit nodig is voor een goede uitvoering van de met u gesloten (huur)overeenkomst, als Antares er een belang bij heeft of als u hiervoor toestemming heeft verstrekt. Als Antares uw persoonsgegevens deelt, maakt Antares afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen en sluit verwerkersovereenkomsten, om te waarborgen dat ook de externe zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaat. Deze afspraken voldoen aan de wet.
Privacy Officer
Om de privacy van uw persoonsgegevens extra te kunnen waarborgen, heeft Antares ervoor gekozen om een Privacy Officer (PO) aan te stellen. De PO zal het eerste aanspreekpunt zijn voor klanten, huurders, medewerkers en derden van Antares bij vragen of klachten. Daarnaast zal de PO– samen met de Security Officer en de juridisch adviseur van Antares – toezicht houden op de naleving en uitvoering van de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van de persoonsgegevens.
Wat zijn uw rechten?
U heeft altijd het recht om inzage te vragen. Mochten uw persoonsgegevens onjuist zijn, dan kunt u verzoeken om rectificatie. Ook kunt u – in bepaalde gevallen – Antares verzoeken uw gegevens te verwijderen. Dit wordt ook wel het recht om vergeten te worden genoemd. Mocht Antares uw persoonsgegevens nodig hebben voor een goede uitvoering van de overeenkomst of een gerechtvaardigd belang hebben bij het bewaren van uw gegevens, dan kan uw verzoek om gegevens te verwijderen geweigerd worden. Tot slot heeft u ook het recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit verzoek mag u ook per e-mail privacyofficer@thuisbijantares.nl bij Antares indienen. Antares zal zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken op uw verzoek reageren.
Voor meer informatie en bij vragen hebben over het gebruik van uw persoonsgegevens of algemene vragen over het privacybeleid, kunt u e-mailen naar privacyofficer@thuisbijantares.nl.
Antares vindt een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens zeer belangrijk. Mocht u om welke reden dan ook niet tevreden zijn, dan hoort Antares dit graag. Komt u er samen met ons niet uit, dan kunt u zich ook tot de rechter wenden. Meer informatie vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Laatste wijziging: 24 mei 2018